Catatan Belajar

Memilih ERP package dewasa ini tak ubahnya seperti memilih seorang "ksatria idaman" di jaman legenda kerajaan-kerajaan masa lalu, sebagaimana biasanya dikisahkan bahwa sang Raja mempunyai seorang putri yang cantik jelita, dan sudah saatnya untuk dicarikan jodoh ksatria yang "terbaik" yang dipilih dari seluruh pelosok jagad.

Maka sang Raja menitahkan Perdana Menteri (yaitu Anda) untuk melaksanakan tugas yang maha penting ini, karena pilihan yang bagus, artinya berhasil memilih ksatria yang tepat sebagai jodoh sang putri, akan sangat mempengaruhi nasib dan kejayaan kerajaan di masa mendatang.

Ksatria yang tepat akan menjadi pelindung bagi kerajaan dari serangan musuh, memastikan generasi penerus bagi sang Raja, dan membuahkan keturunan yang baik bagi dinasti kerajaan. Sebaliknya, memilih ksatria yang keliru (ternyata yang terpilih ternyata lelaki "memble" padahal
kelihatan "perlente") bisa menjadi bencana besar, karena memilih ksatria bagi sang putri hendaknya hanya dilakukan sekali saja, tidak diinginkan sang putri mengalami kawin-cerai yang selalu menyakitkan. Ksatria yang "salah pilih" akan menjadi buah simalakama, dipecat sebagai menantu susah, dibiarkan sebagai menantu juga salah.

Oleh karena itu Anda sebagai pemegang mandat pemilihan menantu raja perlu melengkapi diri dengan "konsep dan kriteria" yang teruji, agar dalam menyaring para ksatria calon menantu raja, benar-benar dihasilkan "satu" calon yang terbaik bagi sang putri untuk selamanya; dan itu baik juga bagi sang Raja, dan bagi masa depan kerajaan secara keseluruhan, sehingga itu juga baik untuk menjamin jabatan Anda di samping sang Raja.

Sejak diumumkannya sayembara ( karena begitu terkenalnya kecantikan sang Putri selain nama besar kerajaan), maka berdatanganlah berbagai satria perkasa dari berbagai belahan jagad raya secara berbondong-bondong, semua menemui Anda untuk mendaftar dan mengadu nasib, yaitu melamar menjadi pasangan sang Putri Raja yang cantik jelita tadi.

Berikut adalah kriteria yang bisa Anda pertimbangkan dalam mengelola proses "sayembara" memperebutkan sang Putri Raja nan cantik jelita tersebut:

Kriteria 1: Pemilihan awal ---> Kesaktian. Senjata sakti macam apa saja yang dikuasai sang Ksatria ?

(Dalam konteks seleksi ERP: Technology Base & Functionalities. Di masa lalu ini seringkali dijadikan kriteria utama, bahkan satu-satunya, namun dengan berkembangnya kesadaran bahwa keberhasilan implementasi ERP tergantung banyak faktor, pertimbangan teknologi / fungsionalitas seringkali hanya dijadikan sebagai kriteria prakualifikasi.
Salah satu referensi yang paling banyak dipakai untuk menilai pengembang software ERP (maupun produk IT lainnya) adalah Gartner Quadrant (attachment tidak bisa dimuat, jadi saya cabut), yang menilai setiap ERP berdasarkan dua aspek: ketajaman visi sang pengembang dalam mengantisipasikan kebutuhan masa depan, dan "user friendliness" aplikasi ERP yang ditawarkan).

Kriteria 2: Idaman dan impian sang Putri. Sang Putri tidak sudi lagi "dijodohkan" oleh para "tetua" kerajaan, karena dia mempunyai penilaian sendiri mengenai figur ksatria idaman sebagai pasangannya.

(Dalam konteks seleksi ERP: Users Requirements. Dewasa ini, berbeda dengan "era MIS" di masa lalu, penilaian users menjadi lebih dipentingkan, karena users sekarang dituntut untuk tidak sekadar menjadi "dumb data entry operators", mereka harus menjadi pekerja yang
intelligent /cerdas dan memahami proses bisnis.
Oleh karena itu dalam pemilihan ERP, pendapat key users perlu didengar sejak awal, karena merekalah yang paling berperanan dalam mendefinisikan ERP system requirements secara rinci, paling tidak yang bersifat "current" atau operational prequirements)

Kriteria 3: Kontes Unjuk Kesaktian. Para ksatria diundang ke lapangan keraton, dan di hadapan Raja dan sang Putri dan Anda mereka diadu satu-sama-lain, atau dihadapkan melawan algojo kerajaan, atau di suruh menunjukkan kelihaiannya dalam menggunakan senjata andalannya.

(Dalam konteks seleksi ERP: Quick Simulation & Modeling. Setiap calon vendor di berikan company "real" case yang sama, dan dalam waktu yang singkat (satu / dua hari) diminta mendemonstrasikan solusinya dengan ERP mereka.
Sebagaimana ungkapan "easy said than done"; yang Anda perlukan adalah "bukti dan bukan janji", bahwa sesuatu requirements memang bisa dipenuhi.
Preliminary test "kejantanan" semacam ini memberikan indikasi yang cukup akurat, apakah dalam kenyataannya nanti ERP tertentu memang handal dan fungsional, atau hanya sekadar janji gombal.

Kriteria 4: "Bibit, Bebet, dan Bobot". Penelusuran asal-usul keturunan, riwayat latar belakang keluarga, untuk memastikan bahwa sang Ksatria datang dari asal usul keluarga yang terhormat dan sederajat, bukan keturunan rampok; semasa remaja dia sopan dan bukan begajulan, banyak menolong rakyat, dan belajar pada guru yang sakti mandraguna.

(Dalam konteks seleksi ERP: Referencing. Barangkali ini adalah kriteria yang paling penting sebelum menjatuhkan pilihan pada ERP tertentu. Prestasi ERP bukanlah suatu kebetulan, mesti ada reputasi masa lalu yang menunjang. Ini dengan mudah bisa digali dari pada para pengguna ERP yang sama.
Parameter terpenting yang perlu diperiksa antara lain:

• Dukungan service-support: keahlian, kecepatan, ketanggapan / respons, dan biayanya;
• Pengalaman users dalam menggunakan ERP: stabilitas sistem, kemudahan, performance, customization, flexibility ;
• Total Cost of Ownership (TCO): kita bisa terkecoh bahwa biaya atau investasi awal ternyata tidak mencerminkan total atau future cost, dan ini akan mempengaruhi ROI dari ERP yang kita pilih.

Vendor bisa saja menawarkan "angin surga", namun pendapat "user" lain jauh lebih bisa dipercaya sebagai referensi Anda. Tanpa melakukan referencing Anda menanggung resiko yang tidak perlu.

Pada saudara Perdana Menteri, diucapkan "selamat" bersayembara..

Kristanto Santosa
from Millis KOMTEK!